La factura electrónica entra dentro de la nueva normativa obligatoria para las transacciones con la Administración Pública y entre empresarios y autónomos. Su efecto entró en vigor el 1 de enero de 2023, y se engloba en la conocida Ley “Crea y Crece”, con el objetivo de promover la digitalización y evitar la morosidad en las operaciones comerciales entre empresas y profesionales autónomos en España, y a la vez se intenta impulsar el crecimiento empresarial y acabar paulatinamente con el fraude.
La nueva Ley de facturación electrónica, aunque obliga a facturar electrónicamente a empresarios, pymes y trabajadores autónomos, establece distintos plazos de implantación en función del volumen facturado.
Cumplidos estos periodos adaptativos podrían ser sancionados cuantitativamente o mediante otras medidas.
No obstante, la emisión de factura electrónica en la compra-venta o por servicios beneficiará y repercutirá positivamente en distintos ámbitos de las operaciones comerciales.
La Ley de factura electrónica consiste en la obligatoriedad de emitir toda transacción comercial por vía tecnológica y accesible desde cualquier dispositivo electrónico.
La factura electrónica es una factura emitida como las de papel, pero digitalizada. En ella se refleja el mismo contenido de la actividad comercial, ya sea compra o venta de un producto o servicio.
Según establece la nueva normativa en la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas o Ley Crea y Crece para que una factura electrónica sea legal debe incluir obligatoriamente los datos identificativos de emisor y receptor de la factura, la cantidad total después de operar los impuestos y retenciones de la base imponible, la fecha de emisión y el concepto de la actividad, además de reseñar clara y visiblemente “Factura”.
A pesar de algunas lagunas técnicas, este nuevo documento en formato digital entró en vigor en enero de 2023 para su implementación obligatoria para todos los autónomos y empresarios para todos sus clientes y proveedores, ya que hasta ahora sólo debían facturar electrónicamente contratistas y subcontratistas del estado y proveedores de la Administración Pública.
Todas las empresas con trascendencia económica y profesionales que realicen servicios por cuenta propia deben haber implementado, dentro del periodo voluntario o del establecido por norma, la emisión (expedir y recibir) de la factura electrónica, para sus operaciones comerciales con otras empresas y proveedores o en relaciones con particulares que acepten recibirla o la hayan solicitado previamente.
Al respecto, tal como indica la Ley, las empresas emisoras de la factura facilitarán el acceso a los programas necesarios para que el usuario o receptor pueda leer, copiar, descargar o imprimir la factura electrónica de forma gratuita, garantizando la interoperabilidad e interconexión entre las partes.
Aun cuando la relación comercial haya finalizado y, siempre que se encuentre dentro del periodo de cuatro años, el destinatario de la factura podría solicitar una copia al emisor.
Del mismo modo, el emisor de la factura puede elegir libremente la fuente que le genere el programa para la gestión de sus facturas electrónicas
Las empresas deberán adaptar sus sistemas tecnológicos a los requerimientos técnicos que establece la ley para poder emitir y recibir facturas electrónicamente.
Para ello el Gobierno ha marcado plazos, considerando el año 2023 como periodo de adaptación voluntaria, en 2024 para grandes organizaciones comerciales y en 2025 para el resto de empresas y autónomos.
Otro aspecto, respecto a los plazos de la facturación electrónica obligatoria en el sector privado está determinada en función de del volumen de facturación. Así, el 19 de abril de 2024 será la fecha máxima para su implementación en negocios de más de 8 millones facturados, y el 19 de abril de 2025 para negocios que facturen por debajo de esa misma cantidad.
Como medida para paliar los gastos tecnológicos, el Gobierno establece ayudas económicas a pymes y autónomos.
La falta o el incumplimiento de la normativa en no aplicar la facturación electrónica genera sanciones, con multas hasta de 10.000 euros y no poder acceder a contratas públicas o subvenciones que superen los 30.000 euros y no se acredite que el gasto subvencionable está pagado en plazo.
Además, se intenta crear una lista negra de morosos (empresas con 600.000 euros de deuda y el 10% de sus facturas fuera de plazo), algo que acreditará públicamente la falta de solvencia y credibilidad de una empresa.
La adecuación a la nueva normativa de parte de empresas y autónomos establece ciertas ventajas.
Gracias a la digitalización y funcionalidad tecnológica se pueden almacenar y localizar en todo momento cualquier factura emitida o recibida dentro del periodo que la ley estipula para ello.
Y en una sola plataforma, lo que permite gestionar cualquier búsqueda de forma ágil y acortando los ciclos ante una tramitación.
Con ello se evitarán problemas legales o la pérdida de algún documento importante.
Con la factura electrónica se reducen los gastos económicos y de tiempo. Se acortan los periodos de tramitación.
Cumplimentar una factura electrónica requiere menos tiempo que la de papel, algo que puede repercutir en la reducción de personal administrativo, en la eliminación del uso de material de impresión (papel y fotocopias), y espacio físico de archivado.
Con la gestión electrónicas de las facturas se reducen al mínimo los riesgos de cometer errores en alguna factura. Esto se debe a que en el proceso se detectan casi automáticamente cualquier fallo o anomalía, y así corregirlos antes de finalizar la emisión.
Mediante la facturación electrónica se mejora el intercambio de emisión y recepción de las mismas, permitiendo tener toda la información en tiempo real y con un acceso rápido, ágil y fácil.
Las facturas emitidas electrónicamente garantizan la legalidad y validez, y confieren mayor seguridad en las transacciones comerciales a nivel nacional y europeo.
Al respecto, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación exige al emisor la integridad del contenido y la legibilidad de todas las facturas, desde su expedición hasta la conclusión del periodo de conservación.
Como hemos visto, la nueva normativa ya se aplica aun cuando existe un periodo de adaptación recogida en la ley. Independientemente del tamaño de tu empresa, no dejes pasar el tiempo. Consulta tus dudas sobre la factura electrónica con nuestros asesores fiscales en Valladolid. Pide cita previa y te guiaremos sobre si tienes o no que adaptar tu empresa a la nueva norma en vigor.
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